GTD: saiba como ter mais produtividade com esse método

O GTD é um método que lhe ajuda a gerenciar o seu tempo e as tarefas do dia a dia. Aliás, tanto as profissionais quanto as pessoais. Dessa forma, você se torna mais produtivo e ganha uma nova perspectiva, a fim de criar planos a longo prazo.

Entenda o que é GTD

O “Getting Things Done” (A Arte de Fazer Acontecer), na verdade, se refere a um livro de David Allen e também a um método de produtividade.

De modo simples, este último tem como objetivo ajudar as pessoas a lidar melhor com as suas atividades do dia a dia. Portanto, a ideia é:

• Tornar as funções mais gerenciáveis;
• Reduzir a ansiedade e o estresse;
• Aumentar a produtividade.

Atenção

Ser produtivo não quer dizer produzir mais ou fazer além. O segredo, então, é saber aproveitar o seu tempo e focar em todas as tarefas do momento.

Hoje em dia, a maior dificuldade de todos não é dar conta de muitas atividades durante o dia. Mas sim, dar o devido foco a cada uma delas. Ou seja, é ser capaz de esvaziar a mente e fazer uma demanda por vez, com o máximo de atenção no que está sendo feito.

O método GTD e as suas 5 etapas

Este processo cheio de estratégias e técnicas tem como base cinco etapas principais. Assim, são elas:

1. Coletar;
2. Processar;
3. Organizar;
4. Revisar;
5. Fazer.

Um objetivo bem simples

O objetivo do GTD é aliviar o estresse que uma grande carga de trabalho gera. Além disso, esse método procura estabelecer ações que vão ativar comandos em sua mente, a fim de tornar mais rápido o processamento do seu cérebro.

A metodologia ainda dá uma dica de que se deve começar pelas tarefas mais fáceis e simples. Dessa forma, só depois a pessoa vai se sentir pronta para as ações maiores de grandes propósitos e objetivos.

1 – Capturar

Essa é a primeira etapa do GTD. Portanto, o passo inicial consiste em retirar todas as suas demandas da cabeça e anotar em um papel, adicionar em uma planilha, ou até mesmo em alguma ferramenta como o Trello.

Perceba, no entanto, que é essencial criar um sistema, pois é importante cultivar esse hábito em sua vida sempre que tiver uma tarefa.

O benefício disso é que assim, não há chance de você deixar algo para trás e tal afazer cair no esquecimento. Dessa forma, é possível fazer tudo e em seu devido tempo. Em resumo, então, esvazie a sua mente e coloque tudo por escrito, gravado ou digitado.

2 – Esclarecer faz parte das etapas do método GTD

Chegou o momento de processar tudo o que você registrou. Ou seja, avaliar o que deve ser priorizado ou não. Aqui, de fato, o ideal é criar um fluxograma, a fim de definir se tal demanda é urgente ou se pode ser adiada por mais um tempo.

Processe agora o que merece a sua atenção

Neste último caso, pode-se fazer o seguinte:

• Tirar da sua lista as tarefas que não vai fazer e que anotou por impulso;
• Fazer uma planilha e adicionar esses itens como projetos futuros, sem um prazo;
• Também pode salvar referências sobre essas demandas, como vídeos e textos.

Agora, por outro lado, para os afazeres que exigem uma ação imediata, é preciso considerar o tempo para fazer tal trabalho, se será rápido ou vai demandar mais tempo. Feito isso:

• Considere lidar com essa função mais adiante ou estender o prazo;
• Ou pode-se criar um horário e dia específico para realizar a tarefa;
• No caso de ser um dever grande, transforme-o em um projeto.

3 – Organizar

Na terceira etapa do GTD, o objetivo é classificar e colocar em ordem os seus afazeres, de acordo com o contexto de cada um deles. Dessa maneira, é mais simples encontrar tudo o que deseja e filtrar pelo seu interesse. Isso, sem dúvida, facilita ver o que está pendente.

4 – Refletir, uma parte essencial do método GTD

Depois de organizar tudo, avaliar todas as demandas prioritárias ou não, adicione novas tarefas e fique atento ao status de cada processo.

Nesse sistema, é essencial revisar todos os dias as suas atividades ou ainda, uma vez durante a semana. Esse tipo de reflexão é fundamental e deve até mesmo constar em sua agenda, a fim de executar todas elas e não se esquecer de nada.

5 – Engajar

A última parte do GTD. Portanto, só o que resta é colocar em prática. Assim, para que o método seja um sucesso, é importante trabalhar em uma demanda de cada vez.

Vá eliminando as tarefas em atraso, por exemplo. Com isso, o seu foco vai ficando cada vez melhor em cada atividade e em um período de tempo mais curto, além de flexível.

É importante entender cada uma dessas etapas para conseguir aplicar tal metodologia de maneira eficiente. Assim, assista o vídeo a seguir para aprofundar no assunto e otimizar a sua rotina com o GTD:

Monte um plano de ação inteligente

Agora que já conhece todas as etapas do método, saiba que ele também tem a ver com delegar. Ou seja, você não está sozinho nessa e deve incluir outras pessoas no processo. Portanto, ao criar prazos e prioridades, experimente desenvolver um plano de ação.

Ele é um documento onde se cria um planejamento de trabalho, a fim de alcançar um determinado resultado. Ou para resolver um problema.

Como fazer o seu plano de ação

No geral, trata-se de uma planilha que possui dados como:

• Ações;
• Objetivos;
• Prazos;
• Responsável por cada tarefa.

Cabe a cada um fazer um plano da forma que achar melhor. Então, ele pode ser mais básico ou mais completo. No entanto, seja qual for, é essencial conter o seguinte:

• O que será feito;
• Quando vai acontecer;
• Onde será feito;
• Por que vai acontecer;
• Quem é o responsável;
• Como vai acontecer;
• O custo disso.

Note que com todas essas informações, vai ficar bem mais fácil definir tudo o que precisa ser feito e de um jeito bem mais organizado.

As vantagens da metodologia GTD

Este é dito como um dos melhores métodos para ajudar em suas produções do dia a dia. De fato, oferece muitos benefícios que serão notados durante e após o “Getting Things Done”. Mas, dentre eles, pode-se destacar:

• Otimiza o tempo;
• Dá mais bem-estar e equilíbrio;
• Ajuda no foco;
• Oferece mais liberdade de escolha;
• Te permite ser criativo;
• É adaptável.

Basta aplicar tudo isso no seu dia a dia

Agora você já sabe tudo sobre o método GTD. Portanto, só resta agregá-lo a sua rotina, pessoal ou de trabalho, a fim de esperar pelos melhores resultados. Assim, comece o quanto antes para se tornar mais produtivo, bem como focado em suas demandas.