O Google Calendar pode te ajudar a empreender!

Especialista afro-americano trabalhando no computador desktop na sala de estar criativa em casa. Ele est utilzando o Google Calendar para melhor ajustar suas atividades do seu dia a dia.

O Google Calendar ajuda a evitar alguns dos principais problemas organizacionais em uma empresa. Assim, para não haver atrasos nas entregas das demandas, é essencial contar com a tecnologia e seus benefícios. Então, saiba mais sobre essa ferramenta.

Conheça o Google Calendar

O Google, de fato, é um grande sistema cheio de apps integrados. Isso, sem dúvida, torna mais fácil o seu uso e o torna mais eficaz, bem como relevante para negócios de diversos segmentos e portes. Dito isso, ele conta com plataformas como:

  • Google Maps;
  • Drive;
  • Gmail;
  • Contatos do Google;
  • Meet;
  • Google Tarefas;
  • Keeps

Com isso, o empreendedor tem acesso aos mais variados serviços do Google de forma conjunta e rápida. Aliás, um deles é o Google Calendar, um calendário gratuito e digital que você pode usar, a fim de organizar as suas tarefas de trabalho.

Esse aplicativo é muito prático e dentro de pouco tempo, o seu dia a dia empresarial não terá a mesma produtividade sem ele. O Calendar, portanto, é uma plataforma fundamental no mundo dos negócios de hoje, que vive para se adaptar à transformação digital.

Google Calendar e Google Agenda são a mesma coisa?

Um dos serviços também disponíveis é o Google Agenda. Assim, a sua relação com o Calendar é que esse último é o calendário deste primeiro. Ou seja, se trata do mesmo aplicativo. 

Logo ao abrir o app, o empresário já encontra o calendário. Dessa forma, em sua tela, é possível ver um panorama geral de todas as suas atividades e tarefas do mês, por exemplo. 

Caso não tenha compromissos agendados, de fato, há a alternativa de fazer uma consulta mais simples por dias ou semanas. Ou até mesmo por datas. O melhor é que essa ferramenta funciona de modo bastante intuitivo.

Quais as funções desse aplicativo?

O Google Calendar e o Agenda contam com diversas funcionalidades. Aliás, uma delas é convidar um parceiro de negócios para um evento, por exemplo. Assim, ele vai receber direto no e-mail com a opção de recusar, aceitar ou mudar o horário. 

Tudo isso com poucos cliques e devido a sua compatibilidade com outras ferramentas do Google como Meet e Maps, é possível especificar:

  • A localidade do evento no mapa;
  • Definir um horário de começo e fim do encontro no calendário;
  • Anexar um link do Meet caso a reunião seja online;
  • Opção de sincronizar diferentes calendários, como o pessoal e o de trabalho;
  • Descrever o evento, incluindo documentos e imagens;
  • Adicionar o tempo de chegada ao local.

Além de otimizar tarefas, o Google Calendar auxilia na organização da sua rotina, fator de grande importância dentro do ambiente de trabalho. Outras ferramentas, como o Trello, também são ótimas soluções para ajudar no seu planejamento. Aprenda mais sobre como utilizar o Trello de maneira simples e efetiva com o vídeo a seguir:

Veja como usar o Google Calendar no dia a dia do seu negócio

Um dos recursos é criar um calendário específico para compartilhar com pessoas diferentes. Isso é essencial, a fim de separar os eventos sociais dos de trabalho. 

Já uma das funcionalidades mais recentes é o de encontrar o horário ideal para realizar uma reunião, por exemplo. Cada uma delas pode ajudar na produtividade da sua equipe e a sua também. Esse app está disponível de forma gratuita para celulares, tablets e desktops.

Use os anexos

O Google Calendar oferece o recurso de compartilhar anexos como documentos para seus funcionários e parceiros de negócios. Assim, eles têm acesso tanto em suas caixas de e-mail quanto no próprio aplicativo. Para usá-lo, basta fazer o seguinte:

  1. O primeiro passo é criar um evento no calendário;
  2. Adicione as informações e os convidados;
  3. No fim da página, você vai encontrar um box;
  4. Clique no ícone de um clipe de papel e faça o upload do documento;
  5. Também é possível acessar um doc do Google Drive.

Ainda, sempre que for precisar visualizar o anexo ou o evento em questão, é só clicar no título de um deles. Portanto, simples e prático.

Marque reuniões com o Google Calendar

Não é uma tarefa fácil achar um horário que toda a equipe esteja disponível para se reunir. Mas, com essa ferramenta, isso deixa de se tornar uma dificuldade. Isso porque, o Google analisa a agenda de cada um do seu grupo de trabalho e encontra o melhor momento. 

Esse recurso é o de “horários sugeridos”. Assim, ele surge quando o empresário inclui muitos membros em um único evento. A partir disso, o app ganha acesso ao calendário de cada um. 

Para utilizá-la é só adicionar os convidados e clicar na opção “Encontrar um horário”. Então, vai aparecer o tempo livre de cada um deles, aí é só definir uma data e horário.

Videochamadas

Com o Google Calendar e o Hangouts, você pode marcar uma videochamada. Dessa forma, descubra como fazer isso no passo a passo abaixo:

  1. Crie um evento e chame outros usuários do Google;
  2. Em seguida, clique em “Adicionar conferência” e depois em “Hangouts”;
  3. Agora é só acessar o link da video chamada a partir de seu e-mail.
Afro-americano trabalhando no notebook na sala de estar criativa em casa. Ele está verificando seu calendário, no Google Calendar, para marcar uma consulta com novos clientes e empregadores.

Horários disponíveis

Um empreendedor deve ter total controle sobre a sua agenda. Por isso, precisa estabelecer horários específicos para entrar em contato com clientes e fornecedores, por exemplo. 

Para que estes tomem conhecimento disso, o Google Calendar criou o recurso “Horários disponíveis”. Por meio dele, você escolhe um momento do seu dia para participar de eventos e vídeo chamadas. Assim, entenda como usá-la:

  1. Clique em qualquer espaço da sua agenda;
  2. Abra uma aba como se fosse criar um novo evento;
  3. Selecione “horários disponíveis”;
  4. Adicione as horas livres do seu dia para interagir com clientes e parceiros;
  5. Defina quem terá acesso a essas informações.

Depois basta enviar para os clientes, a fim de que eles possam escolher o melhor horário para entrar em contato com você.

A importância do planejamento no sucesso da sua empresa

Por fim, você deve estar se perguntando porque esse app é essencial em seu negócio. Pois a resposta é simples, pelo fato que ele é fácil de utilizar, é gratuito e dá acesso para que a sua equipe veja o panorama geral de todos os eventos da empresa. 

Tudo fica muito bem organizado em uma plataforma sem complicações e objetiva. Assim, é ideal para quem busca se planejar o quanto antes e de forma rápida. 

Um outro detalhe importante é que também ajuda a controlar o tempo em determinadas tarefas. A fim de que não se estenda muito em uma única função.  

Em resumo, o Google Calendar é intuitivo e integra as principais ferramentas dessa empresa. Por isso, é um aplicativo que tem como objetivo auxiliar cada vez mais na produtividade do seu negócio.